30. 6. 2025
OBVESTILO: POTNI NALOGI- najpogostejše napake v praksi
Potni nalogi so ključni dokument za evidentiranje službenih poti in povračilo potnih stroškov. So ena izmed najpogostejših kontrol davčnih inšpektorjev.
- Najpogostejše napake pri izpolnjevanju:
- potni nalogi se ne pišejo sproti
- zaporedne številke si ne sledijo kronološko
- potni nalogi nimajo žiga podjetja (v kolikor podjetje posluje z žigom) in niso podpisani s strani odgovorne osebe
- manjkajoči podatki o zaposlenemu, ki je napoten na službeno pot
- namen službene poti ni dovolj natančno določen (npr. sejem, seminar, poslovni sestanek)
- manjka navedba, po čigavem nalogu je zaposleni odšel na službeno potovanje
- relacija poti ni dovolj natančno določena
- izpolnjeni potni nalogi nimajo navedenega datuma in/ali ure odhoda ter vrnitve
- na potnih nalogih ni navedena registrska številka službenega avtomobila
- na potnih nalogih se napačno obračuna kilometrina
- izpolnjeni potni nalogi nimajo prilog, iz katerih bi bilo razvidno, da je bilo potovanje dejansko opravljeno (cestnine, vinjete)
- prevoženi kilometri po potnem nalogu in evidenci prevoženih kilometrov v vozilu se ne ujemajo
- izplačana kilometrina je previsoka ali prenizka glede na prevožene kilometre po potnem nalogu
2. Izplačilo kilometrine namesto poti na delo
Delodajalec zaposlenemu, ki ima v pogodbi o zaposlitvi navedeno terensko delo kot običajno delovno nalogo, izplačuje povračilo teh poti po 0,43 eur/km (službene poti). Teorija zagovarja, da zaposlenemu, ki ne dela vsakodnevno na sedežu delodajalca in ima terensko del specificirano v pogodbi o zaposlitvi, ne pripada povračilo v višini 0,43 eur/km, temveč maksimalni neobdavčeni znesek prevoza na delo (0,21 eur na km). V primeru pregleda se FURS lahko odloči za obdavčitev izplačane razlike (primeri: terenski delavci, gradbinci ki delajo na različnih lokacijah, veterinarji ki delo opravljajo po domovih …)
3. Izplačilo stroškov prevoza, kljub uporabi službenega vozila v zasebne namene
Če ima delojemalec pravico do uporabe službenega vozila v zasebne namene in mu delodajalec za tako uporabo zagotovi tudi gorivo, zaposlenemu povračilo stroškov prevoza ne pripada, če pa je vseeno izplačano, pa se povračilo stroškov prevoza v tem primeru všteva v davčno osnovo dohodka iz delovnega razmerja. Pot na delo in iz dela se šteje za vožnje v zasebni namen.
4. Uporaba službenega vozila v zasebne namene – boniteta se ne obračuna
Uporaba službenega vozila za zasebne namene se davčno obravnava kot ugodnost, prejeta v naravi. Boniteta za avto se obračuna takrat, kadar se službeno vozilo uporablja v zasebne namene. V primeru, da se ugotovi, da zaposleni uporabljajo vozilo v zasebne namene in se boniteta ne obračunava, lahko FURS zahteva naknaden obračun bonitete. Višina bonitete je odvisna od vrednosti avtomobila in leta uporabe ter od tega ali delodajalec zagotavlja tudi gorivo.
5. Zaposlenim se izplačuje kilometrina za službene poti, medtem ko ima podjetje v lasti več službenih avtomobilov.
V primeru pregleda bo FURS preveril koliko službenih vozil je v lasti podjetja in koliko kilometrine je bilo izplačane zaposlenim. Ker je kilometrina neobdavčena, bo FURS preveril, ali na dan službene poti res ni bilo mogoče delavca na to službeno pot napotiti s službenim avtomobilom. Torej, za vsako pot bo potrebno dokazati, da službena vozila niso bila na razpolago. Pregledujejo tudi račune različnih bencinskih servisov, da ugotovijo koliko goriva je že upoštevano v stroških podjetja.
6. Knjiga voženj
Če ima podjetje v lasti službene avtomobile, je potrebno voditi za vsako vozilo knjigo voženj. V knjigo voženj se vpisuje podatke o vsaki vožnji s službenim avtom, vključno z začetnim in končnim stanjem kilometrskega števca ob začetku in na koncu službene poti, relacijo in navedbo osebe, ki službeni avto uporabi. Podatki na potnem nalogu in obračunu potnih stroškov se morajo ujemati s podatki v knjigi voženj.
7. Evidence o prevoženih kilometrih
V kolikor se službeno vozilo uporablja tako v službene kot v zasebne namene, je potrebno voditi evidenco o prevoženih kilometrih (izjema, če se plačuje polna boniteta). Le tako je možno zagotoviti za davčne namene pravilno razmejitev med uporabo službenega vozila za opravljanje službenih obveznosti in za uporabo v privatni sferi.
Evidenco o prevoženih kilometrih v zasebne/službene namene morajo voditi tudi samostojni podjetniki, ki službeno vozilo uporabljajo tako v službene kot privatne namene.
8. Električna vozila
Kljub temu, da je zaenkrat boniteta za uporabo električnega vozila enaka 0, pa je tudi pri uporabi električnega avtomobila potrebno voditi evidence opravljenih poti, saj morebitna uporaba takšnih vozil v zasebne namene, vpliva na obračun DDV.
Več o potnih nalogih: Potni nalog
Vaš računovodski servis.